Come organizzare il lavoro ed essere più produttivi
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Sapere come organizzare il lavoro al meglio permette di mantenere la concentrazione, essere più produttivi e completare le attività importanti in meno tempo. Puoi dare le giuste priorità, raggiungere i traguardi prefissati e crescere professionalmente.
Consapevoli di avere tutti 24 ore al giorno disponibili, non un secondo di più, la strada giusta non può essere quella di desiderare altro tempo. Bensì, è necessario comprendere come possiamo organizzare al meglio quello che abbiamo per aumentare la nostra produttività.
Esistono diversi approcci per essere più organizzati e produttivi, ma non tutti saranno adatti alle tue abilità e abitudini di lavoro. Quindi, prendi questi consigli e adattali alla tua vita lavorativa per trarne il massimo risultato possibile.
Cambiare le abitudini per organizzare il lavoro
Molto spesso, avere un metodo per organizzare il lavoro sembra essere una capacità innata, posseduta solo da pochissime persone dotate e praticamente irraggiungibile dalle altre.
In realtà, l’abilitàorganizzativa è come un muscolo e va allenata giorno dopo giorno. Tutti possono riuscirci. Praticando tante piccole buone abitudini, puoi avere una vita lavorativa e personale più soddisfacente e molto meno stressante.
Purtroppo,non esiste una ricetta miracolosa che permetta di organizzare il lavoro ed essere più produttivi da un giorno all’altro. Come quando cominci una dieta, o una nuova routine sportiva, servono impegno, motivazione e determinazione.
Abbiamo raccolto qui una piccola guida di tutte le abitudini che puoi mettere in pratica per ottimizzare la gestione della tua attività lavorativa. Poi starà a te prendere un buon ritmo e adattarle al tuo stile di vita.
Organizzare il tempo al lavoro
Il pilastro fondamentale per organizzare il lavoro in ufficio è sicuramente la gestione intelligente del tempo. Certo, ci sono alcune attività che richiedono alcune ore per essere svolte. Ma siamo proprio sicuri che tutto il tempo che impieghiamo per fare qualsiasi cosa sia ben speso?
Non parliamo di multitasking. Anzi, in realtà quando ci sembra di ottimizzare il tempo portando avanti due attività contemporaneamente, spesso non stiamo facendo un buon lavoro. È ormai dimostrato che il nostro cervello non sia in grado di concentrarsi al meglio su due o più attività impegnative. Per capirci, camminare e parlare al telefono non richiede lo stesso livello di concentrazione del redigere un documento importante mentre cerchiamo di parlare con qualcun altro.
Dunque, come fare a organizzare al meglio il tuo tempo nel lavoro? Semplice, seguendo e prendendo ispirazione da questi 4 fattori.
#1 Fai una lista delle priorità
Prima di intraprendere le attività della giornata, dovresti fare una to-do list completa per renderti conto di cosa ti aspetta. Non tutto può essere urgente allo stesso modo, e per svolgere al meglio ogni attività bisogna dedicarle il tempo e lo spazio necessario.
Usa un’agenda o un calendario digitale per preventivare il tempo che impiegherai per ogni cosa che devi fare. Decidi di posticipare o delegare quelle attività non importanti, né urgenti, e programma la tua giornata con realismo e coerenza. Se prevedi di impiegare mezz’ora per un lavoro che normalmente ne richiede due, resterai indietro sulla tabella di marcia e ti sentirai frustrato. Non ha alcun senso farlo.
#2 Pianifica le interruzioni
Nell’organizzazione della giornata lavorativa, sono spesso gli imprevisti e le cattive abitudini a far saltare tutti i piani. Dunque, se controlli la casella mail ogni 15 minuti, non riuscirai a essere concentrato su quello che stai facendo: ogni piccola comunicazione ti porterà via tempo e attenzione. Recuperare ti costerà tanta fatica.
Quella che ti porta ad agire così si chiama FOMO (Fear Of Missing Out), ossia la paura di perderti qualcosa di importante, mentre sei disconnesso e concentrato per ore su qualcos’altro. L’effetto può essere devastante per la tua produttività, ma la soluzione è molto semplice.
Pianifica un tempo durante la giornata lavorativa in cui concentrare le attività più futili. Ad esempio, mezz’ora tra un lavoro e l’altro per controllare la casella mail o i tuoi canali social.
#3 Prevedi delle pause
Quando si affronta l’argomento della gestione del tempo sul lavoro, parlare di pause può sembrare controintuitivo. In realtà, sapere quando fermarsi è un aspetto molto importante per alimentare la tua produttività.
Infatti, lavorare senza sosta non permette al cervello di riposare e le tue performance andranno peggiorando nell’arco della giornata. Quindi, prevedi almeno cinque minuti di stacco e svago tra un’attività e l’altra, per affrontare ogni lavoro a mente fresca.
#4 Tecnologia: nemica o alleata nell’organizzare il lavoro?
Impara a distinguere cosa ti aiuta a lavorare meglio e cosa invece ti porta a deconcentrarti.
Spesso, la tecnologia ha una doppia valenza. Mentre alcune applicazioni possono agevolarti nell’organizzazione delle tue giornate, o semplificano il lavoro che devi svolgere, altre rappresentano un richiamo continuo alla distrazione.
Fai una selezione di cosa usare e cosa lasciare da parte durante il tuo lavoro e vedrai che la produttività non potrà che giovarne.
Gestire lo spazio per organizzare il lavoro
Nella gestione delle attività lavorative non conta solo il tempo, ma anche lo spazio di lavoro svolge un ruolo fondamentale.
Sono moltissime le ricerche che provano come l’ambiente in cui lavoriamo abbia una notevole influenza sulla nostra produttività. A volte, bastano poche e semplici accortezze per creare uno spazio a prova di distrazione:
- Metti ordine sulla scrivania – quando i tuoi occhi vedono troppi oggetti, anche se sullo sfondo, la tua mente deve processare più informazioni. Dunque, mentre affronti il tuo lavoro risulta già sovraccaricata da ulteriori elementi che ti sembrano ininfluenti. Organizza il tuo spazio di lavoro, soprattutto quello che riesci a vedere mentre sei al computer, in modo minimale.
- Tieni ciò che ti serve a portata di mano – quante volte perdi minuti preziosi perché non hai nelle immediate vicinanze una penna o un blocco di carta? Ti alzi e magari ti fermi a parlare con un collega, prendi le stampe dalla fotocopiatrice e ti distrai a guardare fuori dalla finestra. Ogni piccolo imprevisto come questo può minare alle fondamenta la tua meticolosa organizzazione del lavoro. Se invece fai in modo di avere a portata di mano tutto ciò che potrebbe servirti, riduci lo spreco di energie e di tempo.
- Mantieni pulito anche il tuo spazio virtuale –se la scrivania fisica deve essere ordinata e minimale, si può dire lo stesso di quella del tuo computer. Troppe icone, finestre e app aperte rischiano di confonderti le idee e farti perdere molto tempo a cercare il materiale che ti serve per lavorare. Riduci al minimo anche questi strumenti, per andare a colpo sicuro ogni volta che devi aprire un documento o dare una comunicazione.
Cambia il tuo mindset nell’organizzazione del lavoro
Se hai sempre lavorato in un certo modo, e ti rendi conto che qualcosa non funziona, allora è tempo di cambiare drasticamente la tua modalità di approccio.
Spesso tendiamo a voler controllare tutto e a gestire il lavoro nello stesso modo. Salvo poi aspettarci un risultato diverso da quello che otteniamo da sempre. Se ci pensi, è praticamente impossibile.
Per esempio, quando il lavoro diventa troppo e non riesci a gestirlo, potresti prendere in considerazione di delegare qualcosa ad altre persone: uno dei punti di forza del lavoro con i colleghi è proprio la collaborazione. Nessuno potrà fare il lavoro esattamente come te, ma sei sicuro che un modo diverso dal tuo sia necessariamente sbagliato?
Infine, impara ad affrontare le attività partendo dal piccolo per arrivare al grande. Quante volte sei rimasto di fronte a lavori enormi, pensando che sarebbe stato impossibile completarli? In realtà, se provi a spacchettare il lavoro in tante piccole attività più semplici, ti renderai conto che riuscirai a portare a termine qualcosa che ti sembrava insormontabile.
Tutto quello che devi sapere per organizzare il lavoro al meglio
Se non ti senti soddisfatto di come gestisci il tuo tempo al lavoro, speriamo che i nostri suggerimenti possano aiutarti ad avere giornate più produttive e una maggiore tranquillità.
Di sicuro, l’elemento più importante è acquisire una maggiore consapevolezza nella gestione del tempo. Prima di iniziare a lavorare dovresti pianificare nel dettaglio le tue attività, prevedendo anche le possibili interruzioni e le pause di cui avrai bisogno per non stancarti troppo.
Concentrazione, motivazione ed energie psicofisiche sono limitate. Il segreto per sapere come organizzare il lavoro ed essere più produttivi sta proprio nel capirlo e usarle al meglio. Prova a cambiare il tuo mindset: impara a definire le priorità, a delegare le attività meno importanti e a spacchettare i lavori più impegnativi in tanti piccoli passi, per progredire verso la meta.
E se invece non lavori in ufficio, ma da casa? Da un lato potresti avere meno distrazioni esterne. Tuttavia, anche l’ambiente domestico può nascondere insidie dal punto di vista organizzativo. In questo articolo puoi trovare preziosi consigli per ottimizzare le risorse e aumentare la tua produttività quando lavori da casa.